二次会の幹事が決まったら、次にやらないといけないのが、打ち合わせです。(参考:二次会の幹事や受付、司会はどんな人にお願いするべき？依頼方法や気をつけることなど)
打ち合わせでは何を決めたらいいのか、打ち合わせは何回行えばいいのか、食事代はどうしたらいいのか等迷うことが色々ありますよね。
この記事では、私が二次会の打ち合わせする際に疑問に思っていたこと、実際に打ち合わせをしてこうした方が良かった！と思ったことを書いていきます。
打ち合わせ前の新郎新婦側の準備
打ち合わせをスムーズに進める&なるべく幹事の負担を減らすために、打ち合わせ前に新郎新婦側で出来ることはやっておきましょう！
·幹事にお願いすること／自分たちでやることを決める
打ち合わせで幹事の方に何をお願いしたいのかをしっかり伝えるために、まずは新郎新婦で自分たちでやること·幹事にお願いすることの役割分担をある程度決めておきましょう。
二次会に向けて準備することやスケジュールに関してはこちらの記事(参考:結婚式の二次会準備のスケジュール)に詳しく書いていますが、幹事と新郎新婦で分担をあらかじめ決めておくといいものを簡単にまとめてみます。
- 会場決め
- 会場とのやりとり
- 招待状の送付、出欠管理
- 司会、乾杯、受付、余興の依頼
- BGMの決定、準備
- プログラムの決定
- (ビデオレター等の映像演出をやる場合)映像演出の依頼、編集
- 余興の統括(練習や当日リハーサルなど)
- 備品の買い出し
ちなみに私たちは
BGMの決定、準備まで→新郎新婦
プログラムの決定→全員で打ち合わせの際に決定
映像演出の依頼·編集、余興の統括、備品の買い出し→幹事
というように分担しました。
会場探しや招待状の送付などから幹事の方にお願いする場合もあるようですが、私たちは幹事の依頼が3ヶ月前と少しギリギリになってしまったのと、働いている友人に幹事をお願いしたので、なるべく幹事の負担が増えないよう演出以外は極力自分たちでやるようにしました。会場を結婚式会場と同じところにしたので特に会場を探す必要はありませんでしたし、招待状はWEB招待状を使い出欠管理を自分たちで行いました。
·ゲストの人数(リスト)
打ち合わせが始まる前に、できれば大体のゲストの数を把握しておきましょう。
可能であれば、「大学時代のサークルの友人◯人、高校の友人◯人、職場の同僚◯人」などのように、どのグループからどのくらいの人が来るかを伝えられるようにしておくと、演出やタイムテーブルを考える上で便利です。
また、幹事の方に出欠管理や招待状の送付などをお願いする場合は、打ち合わせの前に声をかけて欲しい人のリストを準備するとスムーズです。
·会場の設備·サービスを把握する
会場が決まっている場合は、会場の設備(プロジェクターや音響は使えるか)やサービス(会場のセッティングはしてくれるのか/自分たちでしないといけないか)についてあらかじめ把握し、打ち合わせの際に幹事に共有できるようにしておきましょう。
打ち合わせで決めることは？
打ち合わせは複数回行うことになると思います。以下のような内容で進めていくといいでしょう。
初回打ち合わせ
顔合わせ
初回打ち合わせはまずは幹事の顔合わせを行います。幹事同士がお互いに知り合いでない場合も多いと思いますので、まず連絡先を交換しましょう。
その場でグループLINEに招待してしまうのも便利です！
イメージの共有
こんな二次会にしたい！という要望があれば、先に幹事の皆さんと共有しましょう。
例えば
·余興やゲームを入れてみんなでワイワイ出来る二次会にしたい
·歓談の時間を多めに取ってゲストの方と長く話ができる会にしたい
·新郎新婦が余興をして盛り上げる楽しい会にしたい
などなど
また余興やゲームなど、やりたいプログラムがある場合は先に幹事に伝えましょう。
ざっくり役割分担
1回目の打ち合わせは、顔合わせと幹事の交流がメインの目的になるかと思いますが可能であれば役割分担についても軽く話し合えると良いスタートが切れると思います。
前章で書いた新郎新婦と幹事の役割分担が何となくでも決まっていれば共有しましょう。ガチガチに決める必要はないと思いますが、何となくでもお互いの担当範囲の共通認識が持てると後々スムーズです。
幹事の人が忙しくてお願いするのが難しいことや、逆に「それはこっちでやるよ！」と言ってもらえるところもあると思うので柔軟に分担しましょう。
今後の予定決め
初回の打ち合わせを終える前に、次回の打ち合わせの日程やそれまでにそれぞれ終わらせておいた方が良いことがあればリストアップしましょう。幹事の皆さんが忙しい場合は、初めに打ち合わせの日程を全て決めるか、◯月の◯週目あたりというように時期を決めておくといいと思います。
2回目
タイムテーブルや演出の決定
2回目の打ち合わせは1回目よりも具体的に、タイムテーブルや演出について決めていきましょう。
余興を誰かにお願いする場合は、誰からお願いするのか、ビンゴやクイズ等のゲームをやる場合はゲームの準備や景品の準備は誰がするのかなど、演出が決まると準備することも増えると思いますので幹事と新郎新婦で分担しましょう。
司会原稿の作成
タイムテーブルが決まったら、司会の原稿を作成しましょう。テンプレートから少しカスタマイズして作ると楽です。(司会テンプレートはこちら)
当日の役割分担
タイムテーブルがなんとなく決まってきたら、当日の役割も決めましょう。スピーチや乾杯がある場合は、誰にお願いするのかを決めます。
また司会、余興やゲームのアシストなど役割を出してみて人手が足りなさそうであれば、受付や音響係など別の人にも応援をお願いします。
最終打ち合わせ
二次会の前に最終打ち合わせを行い、当日の流れを確認します。
当日の集合場所や受付や司会、アシストしてくれる方が幹事以外にいる場合はその方たちの連絡先も合わせて共有しておきましょう。
幹事に司会をお願いしている場合や、司会の人も打ち合わせに参加できそうであれば司会原稿の読み合わせを行いながら当日の流れを確認しても◎
打ち合わせは何回やればいい？
打ち合わせは役割分担にもよりますが、3～5回ほどになるかと思います。
全員で余興やゲームの準備をやるのであれば、5回くらい集まる必要があるかと思いますが、準備を分担してそれぞれが空いてる時間に作業し、進捗をLINE等で共有するようなスタイルにすれば1、2回の打ち合わせで十分なこともあります。
私たちは、二次会会場を結婚式をやるホテルをそのまま使うことにしたので会場探しや下見等が要らなかったこともあり、以下のような流れで2回だけ打ち合わせをしました。
1回目:顔合わせ·会場や設備等の説明·役割分担
2回目:新婦と新婦側の幹事でクイズのスライド、タイムテーブル、司会原稿作成
新郎側の幹事には主に余興関係の調整(依頼、打ち合わせ、リハーサルなど)をお願いしました。
決定事項等はLINEで適宜共有していたので、新郎新婦と幹事全員で会ったのは最初の1回だけでしたが、特に問題ありませんでした。
打ち合わせの場所は？
打ち合わせの場所は、カフェやファミレスなど複数人でも入りやすく、軽く作業もできるようなところがいいでしょう。
初回の打ち合わせを顔合わせメインで行う場合は、レストランなどで食事しながらでもいいかもしれません。二次会の会場がレストランやバーなどの場合は、下見も兼ねて会場で打ち合わせをしてもいいでしょう。
居酒屋などうるさくなりそうなところは避けた方がベター。
私たちは初回の打ち合わせは顔合わせがメインだったので、まずレストランで食事をしながらお互いの紹介をし、そこからカフェに移動して少し真面目に役割分担等をしました。
2回目の打ち合わせは作業中心だったので、少し広めのカフェでパソコンを使いながら打ち合わせをしました。
打ち合わせの時の食事代はどうしたらいい？
打ち合わせの食事代は、私たちは初回のみ「これから幹事をよろしくお願いします」ということで新郎新婦で負担しました。
２回目からは幹事の友人が「お互い様だし、お祝い事だから」と言ってくれたのでお言葉に甘えてこちらでは負担しませんでした。
食事代は幹事との関係性にもよりますが、毎回払うと幹事の方も気を遣ってしまうと思いますので、初回のみ「これからお願いします」という気持ちを込めて支払うくらいがちょうどいいかもしれません。
打ち合わせでの反省点
最後に、実際に二次会の打ち合わせをして「ここはこうすればよかった」という反省点をまとめておこうと思います。
初回打ち合わせの場所
最初の反省点は、初回打ち合わせの場所です…。私たちは初回打ち合わせを居酒屋のような雰囲気のレストランで行ったのですが、周りがうるさすぎてあまり話ができませんでした。
途中でカフェに移動したので、決めたかったことは決められたのですが最初からもう少し静かなお店にしておけばよかったなと思いました。
幹事にお願いする仕事を甘く見積もっていた
最初に友達に幹事をお願いしたとき、友達の負担を極力減らすためにほとんど自分で準備をして当日の司会とアシスタントをやってもらえればと思っていました。
が、結婚式の準備もあったので段々忙しくなってしまい、結局後から友達にサポートをお願いすることになってしまいました。
結婚式の準備もあったのに、二次会の準備の量を甘く見積もってしまったなと反省しました。
まとめ
二次会の成功の鍵を握ると言っても過言ではない打ち合わせ。上記のポイントを押さえて効率よく進めましょう！
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