皆さんは結婚式の後に二次会をやる予定ですか？
結婚式の準備と並行して二次会の準備もするのはなかなか大変ですよね。
この記事では、二次会に向けて必要な準備と大体のスケジュールについて書いていきます。
本番4～5ヶ月前
幹事の決定・依頼
幹事代行をお願いする場合は、業者さんを決めましょう。シーズンによっては混むこともあるようなので早めに申し込んでおくと安心です。
知り合いにやってもらう場合は、日程が決まり次第なるべく早めに依頼しましょう。
ゲストの数にもよりますが、幹事は4～6人くらいいると上手く役割分担して負担を分散できると思います。
幹事は準備や当日の進行など負担がかかるので、できれば直接お願いした方が丁寧です◎
会場を探す
人数や予算が決まったら早めに会場を探しましょう。結婚式の多い秋や忘年会のシーズンは予約が埋まってしまうことも多いので、多めにピックアップしておくといいでしょう。
ちなみに私は結婚式をしたホテルで二次会を行いました。
移動もないのでスムーズに二次会が始められましたし、タクシー等の手配もしなくて済んだので準備も比較的楽でした。
結婚式とセットで割引等がある会場もありますので、式場に二次会会場が併設されている場合は候補に入れてもいいかもしれません。
ゲストのリスアップ
二次会から呼ぶ方や、結婚式のみ呼ぶ方など結婚式と二次会ではゲストの数が変わることが多いです。会場探しの際に大体の人数を把握しておく必要がありますので、ゲストは早めにリストアップしましょう。
本番3～4カ月前
幹事と打ち合わせ
幹事の方が決まったら打ち合わせをしましょう。幹事が元々知り合いでない場合もあるかと思いますので、早めに顔合わせをしておくとそのあとがスムーズです。打ち合わせでは、進行や演出、新郎新婦と幹事で仕事をどう分担するかなどを決めます。
下見・会場の決定
会場の候補が決まったら、下見に行きましょう。レストラン等で行う場合は幹事さんと下見を兼ねて、食事をしながら打ち合わせをしてもいいかもしれません。
二次会でプロジェクターやマイクを使う場合は、決定前に機器があるかどうかも確認しておきましょう。
受付(会計)の依頼
受付を決めて依頼しましょう。会費も預かってもらうので、信頼できる人にお願いしましょう。
本番2～3カ月前
招待状を送る
ゲストに二次会の日時と場所を知らせる招待状を送りましょう。
私たちは、結婚式の招待状と同じタイミングで二次会の案内も送ればゲストもスケジュールの調整がしやすいかなと思い、結婚式の招待状と同じくらいのタイミングで二次会の案内をしました。
最近はハガキ等ではなく、専用サイトやアプリで作った招待状をゲストに送り、ウェブ上で出欠を取る「web招待状」もよく使われています。ゲストにURLを送るだけでいいので手軽で便利！
私たちは招待状の作成・出欠管理「楽々！WEB招待状」というweb招待状サービスを使いました。(「楽々！WEB招待状」の使い方や実際に使って見た感想はこちら)
演出・企画の決定
余興やスピーチをお願いする場合は早めに依頼しましょう。
余興の内容が決まったら会場に借りられるものや自分たちで用意しないといけないもの(持ち込み料の有無)などを早めに確認しておくといいでしょう。
会場によってはNG項目がある(楽器の演奏はNG、料理の持ち込みはNGなど)ので合わせて確認しておきましょう。
ちなみに私はマカロンタワーを夢見ていたのですが、会場への食べ物の持ち込みは禁止だったのでできませんでした…。
本番～1カ月前
出欠を集計・予算の確認
出欠が出揃ってきたら、だいたいどのくらいお金が集まりそうかを計算しておきましょう。演出や景品を選ぶ際に収入が分かっていると決めやすいです。
本番直前
備品を購入する
ゲームの景品や、(クラッカーなど準備するものがあれば)演出で使う小物の購入リストを作成。
準備が忙しい場合は、リストを幹事に渡して代わりに購入してもらうのも手です。
人数の最終決定
本番の数日前には、会場に人数を伝えておきましょう。
本番当日
会場にあいさつする
当日、新郎新婦はほとんど動けないので会場のスタッフさんに幹事さんが誰かを伝えておきましょう。
いよいよ本番！
あとは二次会を思い切り楽しむだけ！
