二次会の幹事や受付、司会はどんな人にお願いするべき?依頼方法や気をつけることなど

二次会の幹事

結婚式の後に二次会を考えている場合は、幹事の存在は必要不可欠ですよね。

この記事では、幹事を知り合いにお願いする際の依頼方法や依頼の際に気をつけることなどについて書いていきたいと思います。

幹事は誰に依頼する?

まず最初に悩むのが幹事を誰に依頼するかですよね。

私たちは大学時代の友人の中に二次会の幹事を数回やったことがある人がいたこともあり、大学時代の友人にお願いしました。

友人に頼むカップルが多いかと思いますが、他にも
・会社の同僚や上司
・親戚
に頼むパターンもあるようです。

ゲストの方に負担をかけたくない場合は幹事代行サービスを使うのも手ですよね。

幹事の方には当日だけでなく、式の前から準備のお手伝いや打ち合わせなどに協力してもらうことになりますので、忙しすぎる方にお願いするのは避けた方がいいでしょう。

また可能であれば前に幹事をやったことのある方や、何度か二次会に出席したことのある方にお願いできると準備がスムーズに行くかと思います。

私たちは幹事経験のある友人に幹事をお願いしたのですが、その子が打ち合わせをリードしてくれて決めないといけないことをどんどん決めたり、ゲームのアイデアを出してくれてとても助かりました。

幹事の経験はなくても、二次会に出たことのある人がいると過去参加したことのある二次会を思い出しながらタイムテーブル等考えられるので、打ち合わせも比較的サクサク進むと思います!

幹事や司会、受付は何人くらい必要?

幹事

幹事の人数はゲストの数がそこまで多くない二次会であれば2~3人、ゲストの数が~100名規模であれば4~5人、ゲストの数が100名以上の場合は4~6名くらいが目安だと思います。

幹事の数があまり多くても打ち合わせの日程を決めるのが難しくなったり、演出の話し合い等で意見をまとめるのが大変になってしまうので、幹事は数名にしてゲーム等の人手が必要なプログラムの部分だけ当日のサポート係を別の人にお願いしておくというのも手です。

司会: 1~2人

人前で話すことに抵抗がない人にお願いすると良いでしょう。ゲームや余興の部分だけ盛り上げ上手な人にお願いしても◎

受付: 2人以上

ゲストの数に応じて、スムーズに受付が出来るよう多めにお願いしましょう。ゲストが50人以上いる場合は4人以上いた方がスムーズです。

私たちは新郎側1人、新婦側2人の計3人に幹事をお願いし、内2人に当日の司会もお願いしました。受付は5人にお願いしました。

打ち合わせや準備の段階では3人でちょうど良かったのですが、当日はゲストの数(100名弱)に対して幹事の人数が少なく、手が足りなくなる場面がいくつかあったので結局ゲストとして来てくれた友人3~4人に演出の際などをサポートしてもらいました。

司会は幹事の子にお願いしました。
人前で話すのが得意な友人だったので、進行もスムーズでしたし、ゲームの時なども盛り上げてくれました。

また、二次会の流れを幹事の打ち合わせで把握してくれていたので、司会の打ち合わせをする手間が省けました

ただ、当日ムービーの再生やゲームの準備など細々としたことへの対応ができなくなってしまったので、司会は別の人にお願いして幹事には裏方に専念してもらっても良かったかなと会が終わってから思いました…。

当日はゲストが100人弱来てくれたのですが、受付を5人にお願いしていたのであまりお待たせすることもなかったようです。

受付の方は幹事や司会とは違い、受付が終わったら二次会に普通に参加してもらえるので何人か多めにお願いしておくとスムーズだと思います。

私たちは外部で依頼しましたが、カメラマンを友人にお願いする場合は早めに依頼しましょう

幹事はいつ頃依頼すればいいの?

4~5ヶ月前に依頼するのが理想。

顔合わせ、打ち合わせ、演出の準備などやることはたくさんあるので早めに依頼するのがベター。

とは言え結婚式の準備も色々あるので、二次会の準備は後回しになってしまいがちですよね。

私たちは結局、式の3ヶ月前に依頼しました。

少し遅めのスタートになってしまいましたが、招待状はペーパーアイテムにせず、Web招待状を使用したり(私たちが使ったWeb招待状についてはこちらの記事で!)、幹事の経験がある友人が昔使ったタイムテーブルや司会の雛形を使いまわしさせてくれたこともあり3ヶ月前のスタートでもそんなに問題ありませんでした。

依頼するときに気をつけること

丁寧にお願いする

二次会の幹事は意外とやることが多く、お願いした人に負担をかけてしまうもの。お願いするのが親しい友人でも、丁寧にお願いしましょう!

できれば会って直接依頼できるといいと思います。
私はまずLINEで会う約束をしてから、直接会ってお願いしました。

何をお願いするか具体的に伝える

幹事といっても、会場探しや招待状の送付等の出席管理からお願いするのか、司会や小物等の準備もやって欲しいのか、それとも準備はほとんど新郎新婦が行い、当日のサポートだけをお願いしたいのかで幹事の負担が変わります。

何をやればいいのかが分かっていれば、依頼された方も引き受けるかどうかを決めやすくなりますし、幹事として何をすればいいのかがイメージしやすくなります。

まず、二次会の準備の流れを把握し、(二次会の準備やスケジュールについて)事前に打ち合わせを何回やるのか、お願いする準備の内容、当日サポートしてもらう内容など可能な限りリストアップしておくといいでしょう。

幹事同士の間を取り持つ

幹事は新郎側から◯人、新婦側から◯人などのようにお願いすることも多いかと思います。幹事全員が元々の知り合いでない場合は、打ち合わせの日程は新郎新婦が中心になって決めるなど、幹事同士の間を取り持つ配慮を常に持つようにしましょう。

個人的な反省点

私たちは二次会は友人3人に幹事をお願いしたのですが、そのうち2人に司会もお願いしてしまったので当日は実質1名しか動けなくなってしまったのと、ゲストが100人弱来てくれたこともあり、手が足りなくなる場面がありました。

なのでゲームの時などは二次会に来てくれていた友人に急遽手を貸してもらいました。会費を普通に貰っていたのに手伝ってもらうことになってしまい、申し訳なかったなと思いました…。

意外と当日に人手が必要になることもあるので、ゲストの中にお願いできそうな親しい間柄の人がいたら、「当日必要だったらちょっとだけ手伝って貰ってもいいかな?」とあらかじめ声を掛けておくと安心かもしれません。

まとめ

二次会に行うにあたって、幹事や受付などをお願いする際のポイントをまとめました。

幹事はなかなか大変な役割なので、引き受けてくれる方がいるのはとってもありがたいことですよね。二次会が無事に終わったらお礼をするのもお忘れなく!

この記事が少しでもこれから二次会をやるカップルの参考になりましたら幸いです。

記事が役に立ったらぜひシェアしてね!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です